Spielplan in Google Kalender importieren

Die neue Tischtennis Saison steht vor der Tür und der Spielplan steht fest. Um immer und überall nachschauen zu können, wann Spiele sind und an welchem Wochenende man frei hat für andere Dinge, nutze ich gerne den Kalender meines Handys. Damit kann ich schnell überprüfen, ob ein Samstag schon belegt ist. Leider ist es mühsam alle Spieltermine von Hand einzupflegen. Am Smartphone ist es bei 18 Spielen eine Qual und am Desktop Computer auch eher nervig sich im Kalender durch das Jahr zu klicken und Termine zu setzen. Deshalb nutze ich die Importfunktion des Google Kalenders, der dank automatischer Synchronisation auch auf dem Smartphone immer auf dem aktuellen Stand ist.

Was wird benötigt?

Du brauchst ein Googlekonto um den Kalender nutzen zu können. Bei anderen Anbietern funktioniert das Importieren von Terminen bestimmt auch, aber diese Anleitung ist auf den Google Kalender ausgerichtet.
Außerdem benötigen wir eine Exceldatei, in der die Spieltermine angelegt sind. Diese benötigt eine besondere Formatierung, die ich später noch genau beschreibe.

Was muss im Google Kalender eingestellt werden?

Es ist sinnvoll innerhalb der Kalenderoberfläche verschiedene Kalender anzulegen. Ich verwende beispielsweise verschiedene Kalender für meine Tischtennisspiele, die Müllabfuhr, gemeinsame Termine mit Natalie, … Alle diese Kalender werden in der selben Tages-, Wochen- oder Monatsansicht angezeigt und unterscheiden sich durch die zugewiesene Farbe des Termins. Natürlich kann man sich auch nur einen einzelnen Kalender anzeigen lassen oder welche ausblenden. Übersicht ist da nach wie vor gut vorhanden.
Du gehst also an deinem Computer in den Kalender von Google und legst dir dort einen neuen Kalender an. Das geht in der linken Spalte bei dem kleinen Pfeil, der rechts neben „Meine Kalender“ steht. Dem geben wir einen Namen wie z.B. „TT-Spiele“ und klicken auf „Kalender einrichten“. Nun habe ich unter „Meine Kalender“ einen weiteren namens „TT-Spiele“ zur Auswahl und kann mit dem Pfeil rechts daneben z.B. eine Farbe für die Anzeige der Termine aussuchen.

Neuen Kalender anlegen

 

Damit ist die Basis geschaffen, um seine Spiele innerhalb der Gesamtansicht leichter zu pflegen. Beispielsweise könnt ihr euren Kalender für eure Mannschaftskameraden freigeben, sodass diese keine Zeit damit verbringen, ebenfalls die Termine in ihren Kalender zu hacken. Da es sich um einen separaten Kalender „TT-Spiele“ handelt, bleiben eure sonstigen Termine natürlich vor den anderen verborgen.

Wie muss die Terminliste aussehen?

Nun kommen wir zum etwas aufwändigeren Teil. Eure Spieltermine müssen irgendwie erfasst sein, sodass sie beim Kalender importiert werden können. Das könnt ihr entweder von Hand tun, indem ihr in Excel einfach drauflos schreibt oder als Basis zumindest die Paarungen aus Click-TT kopiert. Auch sehr gut ist es, wenn ihr bei Click-TT angemeldet seid. Dort könnt ihr im Downloadbereich euren Vereinsspielplan als CSV-Datei herunterladen. Mit einigen Excel-Funktionen lässt sich damit relativ schnell das benötigte Muster erstellen. Ihr müsst nämlich folgende Struktur mit 5 Spalten in Excel aufbauen: Terminbezeichnung, Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit. Das sieht dann wie auf den folgenden Bilder aus.

Vereinsspielplan aus Click-TT
Fertig bearbeitete Liste

 

Sehr hilfreich für das schnelle Zusammenfügen von Zellen ist folgende Funktion:

=A1&“ „&B1

Damit wird folgendes erzeugt: Inhalt A1 Leerzeichen Inhalt B1
Das wird benötigt um beispielsweise in der heruntergeladenen CSV die Spalten mit dem Namen des Teams mit der Mannschaftsnummer zusammenzubringen (z.B. Plüderhausen 5, was bisher auf 2 Spalten aufgeteilt war). Ich baue mir damit die Spielpaarungen in eine Zelle zusammen. Anstatt eines Leerzeichens dazwischen könnt ihr auch jeden beliebigen Text oder Zeichen mit einfügen. Alles was in der oben angegebenen Formel zwischen den Anführungszeichen steht, wird ergänzt (beispielsweise “ – “ oder “ gegen „). Dabei solltet ihr immer auch an die Leerzeichen denken, die nicht automatisch eingefügt werden.
Eine Endzeit für den Termin bastle ich mir, indem ich zur Startzeit 3 (Stunden) hinzuaddiere und durch 24 teile. Die 24 ist notwendig um eine Uhrzeit zu erhalten.

Wichtig ist auch, dass ihr die englischen Spaltenbezeichnungen wie auf dem Bild verwendet. Mit deutschen Bezeichnungen hat es bei mir mit den Zeiten nicht geklappt. Ich erhielt nach dem Importieren immer ganztägige Termine.

Wenn ihr alles drin habt, müsst ihr die Liste als CSV-Datei abspeichern und beim Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) auswählen. Unglücklicherweise wird aber von Haus aus ein Semikolon als Trennzeichen verwendet. Für den sauberen Import bei Google wird jedoch ein Komma als Trennzeichen benötigt.
Deshalb muss die CSV abschließend nochmal mit einem Texteditor geöffnet werden. Mit Hilfe von Suchen und Ersetzen lassen wir automatisch alle ; durch ein , ersetzen. Abspeichern und wir sind fertig mit der Terminliste. Zur Kontrolle nochmal in Excel angezeigt, sollte es in etwa so aussehen:

Fertige CSV für Import

Import bei Google

Wieder zurück beim Kalender im Browser gehen wir beim Pfeil von „Meine Kalender“ auf „Einstellungen“. Dort gibt es etwa in der Mitte der Seite die Option „Kalender importieren“. Wir wählen unsere mit dem Texteditor abgespeicherte CSV-Datei aus und wählen als Kalender „TT-Spiele“. Die Auswahl des Kalenders ist wichtig, da standardmäßig euer Hauptkalender eingestellt ist. Um die oben angesprochenen Vorzüge von separaten Kalendern nutzen zu können, müssen die Termine auch im dafür vorgesehenen Kalender drin sein.

Nach dem Klick auf Importieren sollte eine Erfolgsmeldung kommen und ihr habt es geschafft.

Import vs. Handarbeit

Für mich ist das Bearbeiten einer Excelliste einfacher und angenehmer als das Einpflegen im Browser mit den sich immer wiederholenden Schritten und möglicherweise Fehleingaben. Der Browser ist mir da manchmal zu träge und wie gesagt einfach zu umständlich.

Natürlich ist diese Anleitung nicht auf Spielpläne beschränkt, sondern funktioniert mit allen Arten von Terminen, die ihr habt. Sehr gut ist auch, dass beispielsweise der Müllkalender für den Rems-Murr-Kreis auf der Website der AWG heruntergeladen werden kann. Gebiet, Abfuhren (Gelbe Tonne, Blaue Tonne) und Zeitraum kann individuell ausgewählt werden. So werde ich immer automatisch erinnert, dass morgen die Mülltonne bereitstehen muss.
Sowas sollte es direkt für Click-TT auch schon geben.

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